1 Flares 1 Flares ×

Hoy voy a hacer una breve introducción sobre la metodología GTD. Son varios los que me han preguntado acerca de ella, por haberla mencionado en anteriores posts y creo que aunque sea de forma introductoria, vale la pena explicarla.

GTD

GTD es un acrónimo que proviene de Getting Things Done. Se trata de una metodología que desarrolló David Allen para organizar el flujo de tareas, personales y profesionales de forma rápida y efectiva. Esta metodología se expandió especialmente a raíz de su libro “Organízate con eficacia”.

El principio fundamental sobre el que gravita esta metodología, es liberar la memoria de nuestra mente, para poder usarla donde más falta nos hace.

Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento. – David Allen

Una de las cosas que más me sorprendió de esta metodología era que se clasificaban las tareas por conceptos y no por prioridades, como solemos hacer habitualmente. Se puede realizar sobre un papel, con el móvil o la Tablet. Cualquier opción es válida siempre que se haga de la manera establecida. Así que elige lo que más cómodo te resulte. Al principio cuesta un poco habituarse pero una vez te acostumbras, los resultados son muy satisfactorios.

La metodología sigue un procedimiento de 5 pasos.

  1. Recopilar. Se trata de recopilar en una carpeta de entrada o Inbox toda aquella tarea, idea, proyecto, cita, recordatorio que se nos pase por la cabeza. La guardaremos en esta carpeta sin clasificar. Podemos decir que se trata de nuestro “cajón desastre”
  2. Procesar. Debemos procesar todo lo que contiene nuestro Inbox. Para ello lo haremos por orden y antes de hacer nada usaremos la Regla de los 2 minutos. ¿En que consiste dicha regla? Todo aquello que se pueda realizar en menos de 2 minutos se realizará en ese momento. Lo que no, se organizará por conceptos.
  3. Organizar. Tendremos 4 carpetas para organizar las tareas. Próximo, En espera, Proyectos y Algún día.
    1. Próximo. Todo lo que requiere resolución en corto espacio de tiempo. Es la carpeta que más hay que cuidar, ya que de lo contrario no tendremos los resultados que queremos.
    2. En Espera. Aquí almacenaremos todo aquello que dependa de otra persona o de algún evento externo. Estas tareas serán revisadas con especial atención para evitar dilaciones indeseadas.
    3. Proyectos. Todo aquello que se pueda dividir en muchas acciones será colocado en su proyecto especifico.
    4. Algún día. Esta carpeta la usaremos para destinar todo aquello que queremos hacer, pero ahora nos resulta complicado de acometer. Con ella se corre un alto riesgo de procrastinación. Hay que pensar que a veces lo importante no es urgente. Las tareas de esta carpeta tienen muchas papeletas de que no se lleven a cabo. Tenlo en cuenta.
  4. Revisar. Debemos dedicar varios momentos al día para la revisión. Si no hay revisión no hay GTD, así que no la obvies. Durante la revisión las tareas se mueven de carpeta según hayan cambiado sus prioridades o se eliminan si ya han sido realizadas. Pueden pasar de En Espera a Próximo, de un Proyecto a Próximo, etc. Es importante tener claras cuales son las tareas que no pueden dejar de hacerse para comprobar en la revisión que han sido realizadas.
  5. Acción.Sin acción no hay ninguna metodología válida. El último punto consiste precisamente en ir haciendo las tareas para que todo lo anterior tenga sentido.

El mejor plan es aquel que se ejecuta.- Mario Alonso Puig

Esto no es más que una breve introducción a una metodología que a mi me ayuda mucho y que considero que bien trabajada también puede ayudarte.

No obstante, además del libro de Allen anteriormente citado, si te interesa profundizar, hay multitud de información en la red, relativa a esta metodología. Concretamente un blog que me gusta mucho es el de ThinkWasabi de Berto Pena, dedicado exclusivamente a temas de productividad. Donde nos comparte sus conocimientos en la materia.

También te puede interesar:

1 Flares Twitter 0 Facebook 0 LinkedIn 1 Email -- Google+ 0 1 Flares ×